Quando vi dico che in Creative Burn Lab creiamo processi intelligenti, non lo dico per fare scena o per vendervi fumo. E non lo dico nemmeno con quella logica cinica che gira nel business, dove qualcuno arriva a dire frasi come “i coglioni vanno inculati”. Non è questo il nostro approccio.
Lo dico perché ogni giorno vediamo aziende perdere tempo, soldi ed energie in attività ripetitive che oggi possono essere automatizzate in modo semplice, preciso e scalabile.
Una di queste attività è la gestione delle spese aziendali. Scontrini sparsi, fatture che arrivano da mille canali, note spese incomplete, amministrazione sommersa da documenti da controllare e classificare manualmente. Tutto questo rallenta l’azienda, aumenta gli errori e crea un collo di bottiglia nei momenti più critici, come le chiusure di fine mese.
Per risolvere questo problema abbiamo sviluppato il Creative Expense Classifier (CEC), un sistema che automatizza completamente la categorizzazione delle spese aziendali e le rende immediatamente pronte per la contabilità.
Il principio è semplice: togliere alle persone il lavoro ripetitivo e lasciare alle macchine quello che sanno fare meglio, cioè leggere, riconoscere, organizzare e classificare dati.
Il sistema riceve le spese da più fonti in automatico. Può leggere email con fatture allegate, ricevere foto di scontrini scattate dai dipendenti tramite app mobile e intercettare notifiche dalle carte di credito aziendali. Tutto confluisce in un unico flusso centralizzato, senza che nessuno debba inseguire documenti o richiederli manualmente.
Una volta ricevuti i documenti, entra in gioco la tecnologia OCR, cioè il riconoscimento ottico dei caratteri. Il sistema legge PDF, immagini e foto e ne estrae automaticamente le informazioni fondamentali: data, importo, fornitore, partita IVA e descrizione della spesa. Non importa se lo scontrino è spiegazzato o la foto è stata scattata in condizioni non perfette, il sistema interpreta e struttura i dati.
Il vero valore arriva nella fase di classificazione. Il Creative Expense Classifier assegna automaticamente ogni spesa alla corretta voce del piano dei conti. Lo fa in base al fornitore, alla descrizione e a regole che apprende nel tempo. Ad esempio riconosce che un pagamento a una compagnia petrolifera è carburante, che un pranzo con cliente rientra nelle spese di rappresentanza e che un acquisto su marketplace può essere materiale d’ufficio oppure hardware a seconda del contenuto della fattura. Quando il sistema non è sicuro al cento per cento, segnala la voce per una revisione manuale, evitando errori.
Una volta classificati, i dati vengono esportati direttamente nei sistemi di contabilità come QuickBooks, Xero oppure in un semplice foglio condiviso per il commercialista. L’amministrazione si ritrova con tutto già ordinato, aggiornato e pronto.
Immagina una scena concreta. Un commerciale pranza con un cliente, paga e scatta una foto allo scontrino. Fine. Il sistema legge l’importo, riconosce il ristorante, classifica automaticamente la spesa come rappresentanza e la archivia nel cloud. A fine mese l’ufficio amministrativo non deve più interpretare scontrini illeggibili o rincorrere i dipendenti: trova tutto già pronto e categorizzato.
Questo tipo di automazione porta benefici immediati. Il tempo dedicato alla gestione delle note spese si riduce fino al settanta o ottanta per cento. Gli errori di categorizzazione diminuiscono drasticamente. Le chiusure di bilancio diventano più veloci perché i dati sono sempre aggiornati. E soprattutto aumenta la compliance, perché ogni spesa è tracciata e documentata secondo le regole aziendali.
Ma il vantaggio più grande è strategico. Quando hai dati finanziari ordinati e aggiornati in tempo reale, puoi prendere decisioni migliori e più veloci. Sai dove stai spendendo, quanto stai spendendo e su cosa puoi ottimizzare. Questo significa avere controllo e guidare l’azienda con maggiore consapevolezza.
Il Creative Expense Classifier è pensato per PMI, startup e reparti amministrativi che vogliono scalare senza aumentare il carico operativo. È perfetto per aziende con team commerciali, trasferte frequenti o tanti micro acquisti da gestire.
In Creative Burn Lab non creiamo strumenti per moda o per fare scena. Creiamo processi intelligenti che fanno risparmiare tempo, riducono errori e aumentano i risultati. Il Creative Expense Classifier è esattamente questo: una soluzione concreta per trasformare la contabilità da problema operativo a leva di crescita.
Meno caos, meno burocrazia, più controllo e più tempo per concentrarti su ciò che conta davvero: far crescere il tuo business.
